Balangan, KalimantanPost.com – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Balangan luncurkan aksi perubahan optimalisasi pengelolaan arsip melalui inovasi Bank Arsip Digital (Basintal).
“Aksi perubahan ini dilatar belakangi pemahaman yang masih kurang atas pentingnya arsip, antisipasi pertumbuhan arsip yang kurang dipahami dan sarana ruangan yang terbatas,” kata Sekretaris Dispersip Balangan Mulidiah saat sosialisasi, Senin kemarin.
Selaku penggagas inovasi Mulidiah menyampaikan, surat-menyurat yang sekarang sering dikirim melalui pesan grup, kurangnya tanggung jawab dalam peminjaman arsip, kesulitan mencari data penting dan belum berjalannya proses penyusutan arsip.
Adapun tujuan dari arsiparis digital itu menurutnya, agar terpeliharanya dokumen arsip dalam bank arsip, terwujudnya penggunaan bank arsip sebagai media penyimpanan dokumen dan meningkatnya pemahaman serta konsistensi dalam pengelolaan kearsipan berbasis digital.
Selain itu hematnya biaya pada arsiparis digital ini yaitu pekerjaan yang lebih efektif dan efisien, keamanan data yang lebih baik, menghindari human error, manajemen arsip yang lebih mudah, data yang lebih akurat dan ramah lingkungan.
Kemudian kelebihan digitalisasi arsip ini yaitu hemat ruang penyimpanan, misalnya satu terabyte SSD saja mampu menyimpan dokumen setara ruangan 43 ribu meter persegi.
Hemat waktu, pengguna bisa dengan mudah mencari dokumen berdasarkan nama, tanggal dan semacamnya.
“Serta hemat biaya, awet dan aman. Karena kita tidak perlu mengeluarkan uang untuk mencetak kertas, juga arsip digital tidak akan rusak karena air, api dan masalah lainnya,”
tutur Mulidiah.
Mulidiah menambahkan, arsip digital juga bisa disimpan pada sistem dengan keamanan canggih berlapis-lapis.
Adapun sepuluh layanan cloud storage terbaik yang gratis tidak berbayar yaitu Google Drive, Dropbox, OneDrive, Amazone S3, iCloud, Box, Mega, pCloud, NextCloud dan Owncloud. (rel/K-6)
