BANJARMASIN, Kalimantanpost.com – Kurang lebih 225 peserta terdiri seluruh SKPD dan UPTD di lingkungan Pemerintah Provinsi (Pemprov) Kalimantan Selatan (Kalsel) mengikuti Sosialisasi Peraturan Gubernur Tentang Pengelolan Kearsipan, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis yang dilaksanakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Kalsel yang digelar Hotel Royal Jelita Banjarmasin, Senin (22/7/2024).
Sosialisasi Pergub Nomor 073 tahun 2023 tersebut dibuka Kabid Pembinaan dan Pelayanan Kearsipan, Muamar, SH, MAP mewakili Kepala Dispersip Kalsel Hj Nurliani Dardie. Hadir diacara itu Kabid Pengelolaan Kearsipan Dispersip Kalsel H Wildan Akhayar, arsiparis, pengelola kearsipan dan juga Kasubag teks SKPD.
“Kami mengadakan sosialisasi Pergub tersebut
terkait dengan pengelolaan kearsipan dimana Pergub ini baru tahun 2023 terbit. Kita pun di tahun 2024 melaksanakan sosialisasi agar seluruh SKPD mengetahui bahwa kita mempunyai Peraturan Gubernur terkait pengolahan kearsipan, khususnya terkait dengan Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Provinsi Kalsel,” paparnya.
Diharapkan, lanjut dia, di acara sosialisasi ini para pengelola arsip di SKPD akan dikasih informasi atau diberikan materi terkait jadwal retensi arsip yang mana jadwal retensi arsip ini mereka mengetahui umur arsip berapa sih, dari arsip yang diciptakan sampai pemusnahan berapa umurnya,” ujar Muamar.
Ditambahkannya, peserta sosialisasi juga diberitahu terkait sistem klasifikasi keamanan arsip, mengetahui akses -akses arsip itu siapa saja yang boleh mengakses di SKPD. Misalnya eselon IV atau pejabatnya yang boleh mengakses, atau eselon II saja yang boleh mengakses.
“Nah itulah yang nanti dikasih terkait Tentang Pengelolan Kearsipan, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis dari nara sumber dari Arsip Nasional RI,” tegasnya.
“Dengan adanya Pergub ini kami optimis dapat mencapai tujuan utama untuk meningkatkan tata kelola arsip yang lebih baik. Pada gilirannya bisa mendukung transparasi dan akuntabilitas seluruh sektor pemerintahan kita,” ucapnya.
Muamar juga berpesan, peserta sosialisasi agar lebih banyak menggali dan bertanya apa belum diketahui, tidak sekedar mendengarkan saja.
Dengan adanya Pergub ini kami optimis bahwa kita dapat mencapai tujuan utama untuk meningkatkan tata kelola arsip yang lebih baik pada gilirannya akan supaya mendukung transparasi dan akuntabilitas seluruh sektor pemerintahan kita.
Semenatara itu nara sumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Dra Pratni Wuryatmini, MHum ANRI, materi yang disampaikannya terkait dengan penyelenggaraan kearsipan secara keseluruhan di lingkungan Pemprov Kalsel.
“Kedua, terkait penyelenggaraan kearsipan sudah diterbitkan Peraturan Gubernur (Pergub) Kalsel tentang Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis,” ujarnya.
Menurut Pratni, Pergub Kalsel ini bertujuan untuk jadwal retensi arsip menciptakan efesiensi dan efektifitas pengelolaan arsip di lingkup Pemprov Kalsel,” paparnya.
Peserta Arsip dalam hal ini semua UPTD yang ada di Kalsel mesti menciptakan arsip. Terkait peciptaan arsip, mereka mengelola berapa lama sebagai arsip aktif dan in aktif berapa lama.
“Kemudian ada proses yaitu pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan daerah,” papar Pratni.
Menurut dia, penyerahan arsip statis ini tujuannya untuk menciptakan memori kolektif pemprov Kalsel.
“Itu maksud diterbitkannya peraturan Gubernur tentang Jadwal Retensi Arsip,” tandasnya.
Yang kedua terkait tentang sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis untuk menciptakan yaitu akses arsip itu sejauh mana, siapa yang boleh mengakses, arsip apa yang boleh diakses.
“Ini ditetapkan untuk mencegah terjadinya sengketa informasi antara publik dengan badan publik dalam hal ini itu UPD,” tegasnya.
Jadi, kata Pratni, itu salah satu tujuan ditetapkannya peraturan Gubernur Kalsel tentang Jadwal Retensi Arsip
dan Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis.
Pratni juga menjelaskan, Arsip itu ada kategori. Semua arsip yang tercipta itu penting. Arsip dinamis yang ada di UPD itu untuk menjamin akuntabelitas kinerja UPD.
“Karena dari arsip ini akan tercermin UPTD tersebut pelaksanaan kegiatannya akuntabel atau tidak,” tegasnya.
Untuk mengetahui akuntabel atau tidaknya dari arsip yang tercipta. Pada saat arsip dinamis, yang.masih dipergunakan UPD nanti berangsur-angsur nilai gunanya akan berkurang. Ini nilai guna berkurang, dasarnya dari Jadwal Retensi Arsip. Dari Jadwal Retensi Arsip yang masa simpannya sudah habis, nilai guna untuk pecipta sudah habis, harus dimusnahkan supaya tidak terdapat penumpukan arsip di UPD.
“Terjadinya penumpukan arsip di UPD akan menimbulkan inefisiensi,’ ungkapnya.
Dengan adanya inefisiensi ini, jelas Pratni, peraturan Gubernur Kalsel hadir untuk menjamin kepastian hukum pecipta arsip wajib memusnahkan arsip, wajib menggunakan pedoman ini. Karena dengan pedoman dalam hal ini Peraturan Gubernur Kalsel menjadi acuan bagi UPD untuk melakukan penyusutan khususnya pemusnah arsip.
Menurut dia, pemusnahan itu berapa tahun tergantung dari nilai guna arsipnya. Ada yang nilainya pendek yaitu 2 tahun bisa musnah, yang sedang 5 tahun bolehkah musnah. Ada juga yang lama maksimal 10 tahun mengacu ke JRA . Nah 10 tahun itu seperti arsip keuangan. Kalau tidak ada peraturan yang bertentangan dengan peraturan terkait, tak ada kasus hukum, arsip keuangan tersebut bisa dimusnahkan.
“Jadi, untuk arsip keuangan tidak selamanya disimpan di UPD,” pungkasnya. (ful/KPO-3)
