Batulicin, KP – Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tanah Bumbu, M Yusri membuka kegiatan Evaluasi Penyusutan Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu.
Kegiatan ini dilaksanakan di kantor dispersip Tanah Bumbu Jalan Dhrma Praja Gunung Tinggi. Kegiatan ini dihadiri petugas pengelola arsip dan juga Kasubbag Umum kepegawaian dari seluruh SKPD dilingkup Pemerintah Kabupaten Tanah Bumbu.
Plt Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tanah Bumbu M Yusri dalam sambutanya menyampaikan, melakukan penyusutan arsip sangat penting karena ini sebagai tahapan terakhir siklus daur hidup arsip.
“Arsip idealnya memiliki daur hidup, daur hidup dimaksud adalah penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip,” ujar M Yusri. Lebih lanjut sebutnya, arsip diciptakan oleh unit pencipta berdasarkan tata naskah dinas dan klarifikasi arsip.
Kemudian arsip digunakan dan dipelihara oleh unit pengolah berdasarkan jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, selanjutnya arsip tersebut disusutkan, jelasnya.
Nah adapun Penyusutan dimaksud tambah M Yusri, penyustan itu dibagi menjadi tiga, yakni pemindahan ke record center, pemusnahan oleh pencipta arsip, dan penyerahan arsip kelembagaan kearsipan.
Kegiatan penyusutan tersebut berpedoman kepada jadwal retensi. Selain itu kegiatan ini juga sebagai bentuk respon, dimana pada minggu sebelumnya, Dispersip kedatangan tim audit kearsipan dari Provinsi Kalsel.
“Salah satu indikator penilaian tim audit dari provinsi adalah soal penyusutan arsip, oleh karena itu untuk SKPD yang sudah melakukan penyusutan arsip diharapkan segera melaporkannya ke tim Lembaga Kearsipan Daerah (LKD),” pungkas M Yusri.
Sementara, Kepala Bidang Kearsipan Dispersip Tabhu Hj. Noryana, kembali mengingatkan bahwa setiap SKPD wajib melaksanakan penyusutan arsip minimal satu kali dalam setahun.
Hal ini dimasukan dalam target Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) staf, Pejabat Eselon IV dan Eselon III yang membidangi tugas kearsipan, yang mana termuat dalam surat Bupati Tanah Bumbu Nomor: B/045/36/Dispersip-K.2.Bup/2021 hal : Penyelenggaraan Kearsipan Tahun 2021.
“Dari data yg telah kami terima, sampai hari ini, ada 12 SKPD telah melakukan pemindahan arsip, dan 2 SKPD yang sudah melakukan pemusnahan arsip.” Kata Hj Noryana.
Dia menambahkan untuk SKPD/Unit kerja yang belum sama sekali melakukan penyusutan arsip, sekarang untuk tahun 2021 masih ada waktu sebulan agar dapat melakukan penyusutan arsip.
Namun bila memang tidak bisa melakukan pemusnahan arsip ataupun penyerahan arsip statis mengingat waktu masih tersisa tahun 2021, bisa saja melakukan pemindahan arsip saja. Pemindahan arsip ini tidak memerlukan prosedur dan waktu yang cukup panjang. Kegiatan evaluasi penyusutan arsip ini dilanjutkan dengan pemberikan materi tentang penyusutan arsip disampaikan oleh Farid Junis Setiawan sebagai Arsiparis Ahli Pertama di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, SKPD yang telah melakukan pemusnahan arsip, diharapkan mulai memperhatikan arsip statisnya.
“Kalau memang memiliki arsip statis, bisa segera diserahkan ke LKD, karena sampai saat ini kegiatan penyusutan arsip di Pemkab Tanah Bumbu yg belum pernah dilaksanakan adalah penyerahan arsip statis ke LKD,” Pungkasnya. (han)
